¿Conviene automatizar los pedidos de alimento balanceado?

El camión se dirige hacia una tolva de alimento en la granja y empieza a descargar, hasta que descubre que es la tolva equivocada, la granja equivocada o el alimento equivocado. Un error de este tipo puede resultar muy costoso tanto para el productor como para la planta de alimentos, pero ¿de quién es la culpa?

A menudo, se puede rastrear la confusión a un error en cómo se ingresó el pedido al sistema de la planta de alimentos.

“No se pueden cambiar los errores del pedido que haya hecho el cliente, pero sí se pueden reducir los que haga la planta de alimentos”, dice Duey Yliniemi, Vicepresidente de Desarrollo y Estrategia de Productos de Feed Management Systems, una empresa de Minnesota que desarrolla soluciones de software para las plantas de alimentos balanceados.

Posibilidades de error

Aunque las plantas de alimento ya han automatizado muchos de sus sistemas de fabricación, la toma de pedidos todavía se sigue haciendo principalmente de forma manual. El cliente llama y hay una persona que toma el pedido.

Aunque hace mucho que las compañías integradas tienen sistemas automatizados, en muchas plantas de alimento comercial los pedidos se anotan en un pedazo de papel para posteriormente ingresarlos al sistema. La mala letra al escribir puede redundar en que se ingrese mal el alimento o se anote mal la ubicación. Los pedidos que se dejan a un lado para ingresarse posteriormente se pueden perder u olvidar, por lo que un pedido urgente no entra en la cola para lograr enviarse a tiempo.

Algunas plantas de alimento cuentan con un sistema de software que ingresa pedidos, otro de operaciones de la planta y aún otro más para el transporte, lo que fuerza a que los empleados reingresen la información muchas veces.

Contacto con el cliente

De acuerdo con John Conboy, Gerente de Cartera de Fabricación de FMS, con la automatización del sistema de pedidos las plantas podrían ahorrar aproximadamente 50 centavos de dólar por tonelada de alimento. Dichos ahorros pueden provenir de una menor mano de obra, de una mayor eficiencia y de tener menos errores.

Sin embargo, muchas plantas de alimento tienen miedo de que la automatización signifique perder contacto con el cliente. “Las plantas de alimentos balanceados no tienen que perder esa interacción con los clientes, sino que deben de hablar con ellos por teléfono”, dijo Yliniemi. “La industria agropecuaria es un negocio de relaciones”.

No es de sorprender que Yliniemi crea que la automatización pueda en realidad mejorar las relaciones con el cliente. Digamos que llama un cliente y quiere el mismo alimento que pidió la vez pasada. Con un sistema manual, el dependiente escribe el pedido y luego busca en los pedidos anteriores, para encontrarse con que era un alimento medicado con un tiempo específico de retiro. El dependiente entonces llama al cliente otra vez para verificar si realmente era lo que quería, o envía el pedido a la planta, al tiempo que se corre el riesgo de que le envíen el alimento equivocado.

Y nos pregunta, “¿cuál es el costo de no cumplir con las entregas completas y a tiempo en términos de la relación del cliente?”.

Aspectos positivos de la automatización

Pero si una planta de alimentos tuviera un sistema de software que le permitiera al dependiente localizar rápidamente la cuenta del cliente, sería fácil verificar que en realidad lo que quiere es el mismo alimento medicado que se le envió la última vez, y que el despacho se debe hacer al mismo lugar. Y mientras el cliente está al teléfono, el empleado puede actualizar al cliente sobre el inventario de granos o hablar sobre el contrato de nuevos ingredientes.

“Se puede hablar acerca del tipo de servicios que brindan valor al cliente, las cosas que se pudieron haber olvidado mientras se tomaba el pedido”, dice Yliniemi.

También se puede diseñar un sistema de pedidos de alimentos balanceados para capturar ya sea el peso de la tolva o su nivel en la granja y retransmitir esta información a la planta, para que se pueda generar automáticamente el pedido. Combine esto con la información acerca de qué grupo de animales se alimentan y en qué etapas se encuentran del plan de alimentación, y de esta manera la planta puede empezar a predecir los pedidos, evitando la típica llamada del sábado de “me quedé sin alimento”.

El paso final en la automatización es permitir que los clientes ingresen directamente sus propios pedidos a través de una página web, pero las plantas son reacias a ofrecer este servicio.

“La gente nos dice que les gustaría que los clientes ingresaran sus propios pedidos, pero que en la parte del autoservicio todavía existe riesgo para la planta, si se llegan a presentar errores”, dice Lori Harner. Harner trabajó durante muchos años para Microsoft antes de entrar a FMS hace tres años como Gerente de Mercadotecnia.

Costo

El costo es otra cosa a considerar. Un sistema puede costar de $75,000 a $200,000 dólares, en función del número de usuarios, sitios y características.

“La automatización de los pedidos de alimento es la crema y nata de los sistemas”, dice Cam McCollough, Técnico de soporte y servicios de software de Easy Automation Inc., otra empresa de automatización de alimentos balanceados de Minnesota.

“Las plantas de alimentos balanceados pueden ver cómo la automatización de sus operaciones y lotes permite que haya una mejor eficiencia”. Pero, hacer una inversión de este sistema automatizado de pedidos no tiene una compensación tan visible. Si las utilidades no están ahí, es fácil decir: “dejemos que sigan llamando para hacer los pedidos como siempre se ha hecho”, añade McCollough.

Computación en la nube

Otro problema es que los gerentes de las plantas no quieren verse forzados a convertirse en especialistas de tecnologías de la información. Si un sistema automático de pedidos de alimento significa comprar nuevos servidores o recapacitar al personal, parece que no les interesa mucho. Muchos ven a la nube como una manera de salirse con la suya con esas objeciones. La nube le permite a las compañías utilizar archivos y aplicaciones por Internet. En papel, suena como una buena idea, pero no ha tenido el éxito que se esperaba. Harner cree que tarde o temprano lo tendrá, conforme las plantas se den cuenta de que pueden desplegar el sistema más rápido y reducir el costo total de adquirirlo. Conforme se consolidan las plantas de alimento y se vean forzadas a afianzar diferentes sistemas de software, la nube quizás ofrezca una forma de centralizar los sistemas en uno solo.  La nube también puede ser la respuesta al desarrollo de portales en web que permitan a los clientes ingresar directamente los pedidos, lo que abre el camino a más comercio electrónico de negocio a negocio.

El futuro está en los dispositivos móviles 

El alimento balanceado no es la única industria que ha sido lenta en adoptar el comercio electrónico negocio a negocio. “El comercio negocio a negocio es un mercado duro de penetrar”, dice Harner. “El comercio electrónico del consumidor ya despegó, pero la sección de negocio a negocio parece ser más lenta”. Los smart phones tal vez den el impulso para el cambio que la nube no ha podido. “Es algo que ya usan y con lo que ya están familiarizados, por lo que no necesitan volverse a capacitar para usarlo”. Aunque quizás no les importe a los productores pecuarios usar una computadora de escritorio y hacer pedidos en línea, podrán darse cuenta de la capacidad de colocar un pedido de alimento desde un smart phone a las 10 de la noche cuando revisen las tolvas y se den cuenta de que olvidaron hacer el pedido más temprano en el día. Pueden ser de gran utilidad las aplicaciones móviles que permiten a la planta de alimentos enviarle a los clientes recordatorios de que es momento de hacer otra vez el pedido o alertas de que el alimento que acaban de pedir tiene un tiempo de retiro. Las aplicaciones también podrían enviar consejos nutricionales semanales o actualizaciones del producto. 

Mejor información

Los sistemas automatizados de pedidos también pueden ayudar a actualizar los precios de los ingredientes de manera más rápida y fácil. Las plantas pueden perder bastante dinero con las actualizaciones semanales de los precios, por ejemplo, cuando el precio del maíz brinca de 25 a 50 centavos de dólar durante ese periodo.

John Conboy ha observado que las plantas reducen el tiempo que les lleva actualizar los precios de ocho a una hora hombre. Las alertas también se pueden hacer para avisarle a la planta cuando ha bajado de un margen establecido. Además, los sistemas pueden darle seguimiento al alimento y a las materias primas para cumplir con los requisitos de inocuidad de alimentos para consumo animal y humano.

“Las compañías realmente necesitan empezar a cambiar antes de que se vean forzadas a hacerlo”, comenta Conboy. “La velocidad y la complejidad del negocio de alimentos balanceados cambia mucho más rápidamente y de la misma forma lo hace la velocidad con que las compañías necesitan adaptarse para mantenerse a la vanguardia”.